문서처리규정

 

공동주택 표준관리규정(문서처리규정).hwp

 

문 서 처 리 규 정

제 1 장 총 칙

제1조(목적) 본 규정은 정든아파트 관리사무소(이하 "아파트"라 한다)의 문서처리에 관한 기 준을 정함으로써 일상 업무의 원활한 수행을 기하는데 목적이 있다.

제2조(명칭) 본 규정은 문서처리 규정(이하 '규정'이라 한다)이라 칭한다.

제3조(적용범위) 본 규정은 정든아파트 관리사무소 업무의 문서처리에 적용한다.

제 2 장 문 서 처 리

제4조(용어의 정의)

1.본 규정에서 '문서'라 함은 관리사무소 업무중 발생하는 일반서류, 전표, 계약, 조사, 일 지, 보고, 회보, 전송, 도표, 회의록 등 기타 일체의 기록을 말한다.

2.본 규정에서 '문서관리책임자'라 함은 문서의 수발, 보관을 담당하는 자를 말하며 '담당자 '라 함은 문서내용의 처리를 담당하는 자를 말한다.

제5조(사무처리의 원칙)

1.사무는 문서로 정확. 신속히 처리함을 원칙으로 하며 책임 소재를 명백히 하여야 한다.

2.다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 지체 없이 문서로 작성하여야 한다.

1) 긴급하고 중요한 사항으로서 전화, 구술 등 문서 아닌 방법으로 처리한 사항

2) 회의에서 합의한 사항

3) 금전 또는 수익 비용과 관련한 증빙서류 일체

4) 기타 후일의 업무처리에 관계되거나 참고 될 것이라고 인정되는 사항

제6조(문서의성립 및 효력) 문서는 다른 규정에 특별히 정한 경우를 제외하고는 당해 문서 에 대한 결재가 있으므로써 성립하고 상대방에게 도달함으로써 효력을 발생한다.

제7조(문서의 분류) 문서는 영달문서, 공고문서와 일반문서로 분류한다.

1.영달문서는 지시, 명령서 등 관리사무소장이 직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

2.공고문서는 공고, 광고 등 관리주체로서 의무를 다하기 위해 일정한 사항을 직원 또는 입주자 등에게 알리기 위한 문서를 말한다.

3.일반문서는 영달문서 및 공고문서 이외의 문서를 말한다.

제8조(문서작성의 원칙) 문서는 다음 각 호의 구분에 의하여 작성한다.

1.영달문서는 다음 구분에 의하여 작성한다.

가. 지 시 : 관리사무소장이 직원에 대하여 개별적 구체적으로 일정한 사항을 지시하기 위하여 발하는 명령문으로서 연도별 일련번호를 사용한다.

나. 명령서 : 직원, 출장, 당직 등 일일업무에 관하여 발하는 명령으로써 년도별 일련번호 를 사용한다.

2.공고문서는 해당자가 공고의 내용을 명확히 이해하도록 구체적으로 일정 사항을 명기하 고, 게시기간을 정하여 작성하는 문서로 연도별 일련번호를 사용한다.

3.일반문서는 이 규정에서 따로 서식을 정하는 경우를 제외하고 아파트관리에 필요에 의해 서 작성되는 문서로 년도별 일련번호를 사용한다.

제9조(문서의 용어)

1.문서는 한글로 띄어서 가로 쓰되 표준말을 사용한다. 다만, 뜻의 전달이 곤란한 경우에는 ( )하여 한자 또는 외국어를 사용할 수 있다.

2.문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자로 하되 한글 또는 한자로 기재하는 경우 괄호 안 에 아라비아 숫자로 표시한다.

3.문서에 사용하는 일시는 숫자로 표시하며 년 월 일의 문자는 생략하고 점(.)을 찍어 년, 월, 일을 구분할 수 있다.

4.문서에 쓰는 시간은 24시간제에 의하며 시, 분의 문자는 생략하고 두점 (:)을 찍어서 시 분을 구분 할 수 있다.

제10조(수정)

1.문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 삭제자 또는 수정자가 삭제 또는 수정한 곳 에 날인하여야한다. 첨삭의 경우 문서에 수정액 등을 사용하여 내용의 식별이 안되도록 수정하여서는 아니된다.

2.중요한 삭제 또는 수정에는 그 삭제 또는 수정한 줄의 난 밖에 첨삭한 자수를 표시하고 날인하여야 한다.

제11조(문서번호)

1.문서의 분류는 문서번호로 한다.

2.문서번호는 발신 기관별로 년도별 일련번호를 사용함을 원칙으로 한다.

("○○ 99-01-001"의 경우 명칭은 발신기관을 약자로 표시하고, 99는 연도 표시, 01은 영달문서. 02는 공고문서. 03은 일반문서. 04대외발송문서. 05대외접수문서. 06입주자대표 회의 문서. 07감사위원회 문서. 08간행물----등으로 분류표시, 001은 발행문서의 일련 번호 표시임)

제12조(기안)

1.기안은 업무 단위 책임자가 하는 것을 원칙으로 하고 서식이 따로 정하여 있는 것을 제 외하고는 기안 용지(별지 제1호 서식)를 사용한다.

2.내부문서로 따로 서식이 정하여져 있지 아니한 것도 기안용지를 사용할 수 있으며 수신 란에 "보고", "업무연구", "품의", "내부결재"등의 표시를 한다.

3.계산서, 통계표, 도표 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물은 그 여백에 작성자가 기명 날인한다.

4.기안문서의 내용이 다른 담당자와 관련되는 것일 때에는 기안용지의 협조자 서명란에 의 하여 협조를 얻어야 한다.

5.협조가 이루어지지 아니한 사항은 관리사무소장의 결정에 따른다.

6.기안용지를 이용하여 품의서를 작성하기 이전에 각종의 업무에 대해 사전 조사내용과 진 행경과, 사후결과에 대한 보고서를 작성할 수 있다.

제13조(발신명의) 대외로 발신하는 문서는 관리사무소장의 명의로 한다.

다만, 관리사무소 내 상호간에 수발되는 문서는 담당책임자의 명의로 발신한다.

제14조(인장의 날인)

1.대외공문, 문서명령, 상장 및 각종 증명서류에 속하는 문서와 시행문에는 직인을 날인하 고 관리사무소 내 상호간에 수발되는 문서는 서명으로 할 수 있다.

2.동일한 문서를 인쇄 또는 등사하여 여러 곳에 동시 발신하는 경우에는 직인을 찍지 아니 하고 직인생략의 표시를 시행문의 하부 중앙에 명기하여 시행 할 수 있다.

제15조(결재)

1.기안한 문서는 관리사무소장의 결재를 받아야 한다.

2. 관련되는 1건의 문서는 그 내용을 요약하여 일괄하여 결재를 받는다.

제16조(결재방법)

1.결재권자의 결재는 결재란에 서명 또는 날인으로 하며 필요에 따라 결재 일시를 표시한 다.

2.결재권자는 두장 이상으로 이루어지는 다음 각 호의 1에 해당하는 문서를 결재 할 때에 는 그 합철되는 부분에 결재인으로 간인한다.

1) 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서

2) 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서

제17조(전결, 대결, 후결)

1.관리사무소장은 필요시 하위 직위자로 하여금 위임 전결하게 할 수 있다.

2.관리사무소장이 출장, 휴가, 기타사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하 는 자가 대결할 수 있다.

3.제2항 이외의 경우로서 관리사무소장의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없을 때에는 긴급 을 요하는 문서에 한하여 그 차하위 직위까지의 결재로서 우선 시행하고 관리사무소장의 후결을 받아야 한다.

제18조(문서발송)

1.문서를 우편 또는 인편에 의하여 발송할 때에는 기안 및 발신문의 첫면 우편 하부에 발 송자의 직인을 날인하고 문서발송대장(별지 제2호 서식) 에 기재한 후 발송한다.

2.문서는 보통 우편으로 발송함을 원칙으로 한다. 다만, 내용이 중요하거나 권리의무에 관 계되는 문서는 등기우편 또는 내용증명으로 발송하여야 한다.

3.인편, 전신, 전송으로 발송할 때에는 문서발송대장에 의하여 당해 문서의 수수를 명확히 하여야 한다.

4.문서접수대장과 문서발송대장을 한권의 대장으로 겸용할 때에는 발송에 관한 사항은 홍 색으로 기재한다.

5.관리비납부내역서, 감사보고서, 책자 등 기타 간행물을 배부할 때에는 문서 발송부의 기 록을 생략하고 필요에 따라 간행물 관리대장을 따로 비치하여 사용할 수 있다.

제19조(문서의 접수)

1.관리사무소장은 문서관리책임자를 선임하여 문서를 접수토록 해야한다.

2.문서관리책임자가 문서를 접수한 때에는 문서 접수대장(별지 제4호 서식)에 기록하고 접 수문서에는 접수인을 문서의 적당한 여백에 찍는다.

3.우편 또는 전송, 전화에 의하여 발송되어 접수한 문서는 발송기관이 요구한 때에 한하여 별도의 영수증을 작성하여 발부할 수 있으며 인편에 의하여 접수한 문서는 문서접수대장 (별지 제 4 호서식)의 수령인 난에 날인하거나 서명하여 영수의 표시를 하여야 한다.

제20조(전송. 전화에 의한 접수)

1.전송, 전화에 의하여 발송한 문서를 접수한 때에는 송신자의 직위, 성명과 수신자의 직 위,성명을 기재 하고 수신자가 서명하여야 한다.

2.관리사무소 직원이 전송. 전화를 받아 작성한 문서는 지체 없이 문서관리 책임자에게 인 계하여 이를 접수하게 하여야 한다.

제21조(문서편철)

1.문서는 안건마다 그 발생 경과 및 완결권에 관계되는 문서를 일괄하여 발생 순으로 표지 를 사용하여 1건으로 합철 한다.

2.1건 철은 문서를 한 문서내용이 다른 1건 철의 문서와 관련이 있는 경우에는 많은 1건 철에 철한다.

3.보관철 내의 문서량은 200매를 기준으로 한다.

제22조(문서보관)

1.일반문서는 완결 후 업무별로 분류 문서번호에 의하여 철하였다가 연도별 편철하여 보존 한다.

2.기밀을 요하는 비공개 문서는 "비"자를 적서로 표시하고 관리사무소장이 직접 취급한다.

3.첨부물로 된 인쇄물이나 책자를 보관철에 합철 하기 곤란한 경우에는 표면에 관계문서의 기관 또는 문서번호, 일자 및 제목을 기재하여 따로 보관한다.

제23조(문서편철 및 보존)

1.완결 문서는 다음 3종으로 구분하고 색인목록을 붙여 연도별로 편찬 보존한다.

1) 갑종 ;

취업규칙, 규약, 연혁, 규정집, 도서대장, 등록서류, 신고증, 부동산 대장, 비품 및 재산관 리 대장, 간행물 원본 및 간행물 관리대장, 건물의 공사 설계도 및 시방서, 장기수선계획 서, 안전점검관계 서류

2) 을종

기안문서, 발송문서, 예.결산서, 감사서류, 재정관계장부, 수입 및 지출전표, 각종 계약서, 인수인계서, 소송관계 서류, 건물 및 차량취득 처분, 관리비조정집계표 서류, 입주민 총회 로 결정한 사항 관련 서류, 직인사용부, 인감관리대장, 하자보수 요구서 및 결과에 관련된 서류, 각종회의록, 하자보수보증서 등 하자관련 서류 일체, 각종 합의서

3) 병종

출근부, 증빙서, 건의서, 진정서, 일반 잡문서, 이력서, 근로계약서(퇴직자), 물품 청구서, 각종 업무 및 점검일지, 입주자대표회의 선거관련 자료, 입주민의 민원 및 건의사항 처리 결과, 기타서류

2.전항의 을종 문서중 필요하다고 인정되는 문서는 축소, 사본하여 갑종 문서로 취급할 수 있다.

3.담당자는 매년도 초에 전년도에 완결된 문서의 색인목록을 작성하여 문서 관리책임자에게 인계한다.

다만, 수시로 열람할 필요가 있는 완결문서는 3년까지 담당자가 보관할 수 있다.

4.문서관리책임자가 문서를 보존할 때는 보존문서 기록대장(별지 서식 제5호)에 보존 문서 를 기록하고 대장을 보관하여야 한다.

제24조(문서보존기간) 문서의 보존기간은 법령 또는 별도의 규정이 있는 것을 제외 하고는 다음과 같이 정한다.

1.갑종서류 : 영구보존

2.을종서류 : 10년간 보존

3.병종서류 : 3년간 보존

제25조(보존문서의 폐기)

1.전조의 규정에 의하여 보존기간이 끝난 문서는 관리사무소장의 승인을 얻어 이를 폐기한 다.

2.전조의 규정에 불구하고 경미한 자료, 기타 이에 준하는 문서로 향후 증빙이 필요 없다 고 판단되는 문서에 관하여는 당해 년도가 경과한 후 관리 사무소장의 승인을 얻어 이를 폐기할 수 있다.

3.폐기 문서는 보존문서 기록대장에 폐기 년월일을 기입하여야 한다.

제26조(보관철의 대출등)

1.보관철을 대출할 때에는 대출카드(별지 제6호 서식)에 필요한 사항을 기재한 후 대출된 보관철의 위치에 삽입하고 반환되면 대출 카드를 제거한다.

2.대출기간은 7일이내로 하며 6일을 초과할 때에는 그 기간을 갱신하여야 한다.

3.입주자 이외의 자가 문서의 열람 또는 복사를 하고자 할 때에는 관리사무소장의 승인을 얻어야 하며 요청자의 신원과 열람, 복사내용의기록을 유지 관리한다.

제27조(인장의 종류) 관리사무소의 인장 종류 및 규격은 다음과 같다. 다만, 기사용 중인 인장은 인감관리대장(별지서식 제7호)에 등록으로 그 효력을 인정한다.

1. 직인 : 폭 2.5 Cm

2. 실인 : 지름 1.8 Cm

3. 계인 : 폭 1.2 Cm (사무인)

제28조(인장의 관리)

1.인장의 관리책임자는 관리사무소장이 되며 인장의 관리소홀로 아파트관리에 불이익이나 명예가 실추되지 않도록 주의해야할 의무가 있으며, 직인을 사용 할 때는 직인 사용부 (별지 서식 제8호)에 기재하고 취급자의 날인을 한다.

2.관리사무소의 실인은 인감관리대장(별지 서식 제7호)에 등록, 변경신고 된 것만 사용할 수 있다.

3. 관리사무소장은 필요한 경우 별도의 사용인감을 전 2항과 같이 등록하고 사용할 수 있 다.(일반문서용과 회계관련 용도 분리)

제 3 장 간행물 및 도서의 관리

제29조(간행물)

1.관리사무소는 사업계획이 정하는 바를 원활하게 집행하기 위하여 관리비 납입고지서 및 감사보고서, 업무추진보고서 등 각종 간행물을 발간할 수 있다.

2.인쇄물 및 기타 간행물은 예산 범위내에서 관리사무소장의 책임 하에 간행한다.

제30조(도서 및 정기간행물의 구입) 관리사무소는 예산의 범위 내에서 필요한 도서 및 정기간행물을 구입하여 관리한다.

제31조(정리보관) 구입 또는 기증 받은 도서는 도서관리대장(별지관리서식 제9호)에 기재하 고 도서 분류의 원칙에 따라 정리 보관한다.

제32조(열람 및 대출)

1.도서의 열람 및 대출은 문서관리책임자가 관장한다.

2.대출 받은 도서를 정당한 이유 없이 장기간 반납하지 아니한 때에는 반납 할 책임이 있 는 자가 변상 하여야 한다.

제33조(대출기간)

1.도서의 대출기간은 대출일로부터 7일이 경과할 수 없다.

2.7일이 경과 할 시는 재청구하여 대출을 하여야 한다.

제34조(도서의 보존) 도서는 원칙적으로 영구 보존한다. 다만 관계법령의 개정 등으로 시효가 지나 필요 없는 경우에는 입주자대표회의의 승인을 받아 손.망실 처리를 할 수 있다.

제 4 장 비품 및 재산관리

제35조(대장의 비치) 관리사무소의 비품 및 재산관리의 정확성을 기하기 위하여 비품 및 재 산에 관한 관리대장(별지 서식 제10호)을 작성 비치한다.

제36조(취득)

1. 비품은 관리사무소장의 승인을 얻어 구입한다.

2. 아파트의 고정자산(토지,건물)이나 30만원이상의 비품구입 등의 취득은 입주자대표회장의 승인 득하여야 하며 50만원이상의 비품구입은 입주자대표회의의 의결 하에 시행한다.

3. 단, 화재, 천재지변 등 재난이 발생한 경우에는 전 2,3항에도 불구하고 관리사무소장은 선 집행 후 승인 또는 의결을 득할 수 있다.

4. 2항의 자산은 현금을 포함한 일체의 자산을 말한다.

제37조(처분)

1.사용 불가한 비품의 처분은 관리사무소장의 승인을 얻어야 하며 관리사무 소장은 지체 없이 입주자대표 회의에 보고하여야 한다.

2.고정자산의 처분 또는 매각 시 회계규정에 따르거나 관리사무소장의 발의에 의거 입주자 대표회의 승인에 따른다.

제38조(비품관리) 비품에는 다음과 같이 관리번호를 부착한다.

정든아파트관리사무소 관리번호

비품명

구입일자

구입처

관리담당자

제 5 장 업 무 인 계

제39조(인계서의 작성) 위탁관리업체의 변경 또는 관리사무소 직원의 퇴직, 휴직 또는 근무상 변동이 있을 때는 그 담당사무의 서류, 물건 및 그 개요와 미결건명 등을 열거하여 장래의 처리요령과 함께 자기 의견을 상세히 첨부한 인계서를 작성하여 후임자에게 인계하여야 한다.

제40조(특수인계) 금전, 물품 기타 재산에 관한 업무는 인계서에 그 현황(금전에 있어서는 사채금액 및 지불 채무내역과 관련 회계장부 일체, 물품에 있어서는 현품수량의 상태등)을 명시하여야 한다.

제41조(인계절차)

1.업무인계를 완료할 때에는 인계 인수자 및 입회자가 연서한 인계서 3통을 작성하여 인계 인수자 각 1통씩 소지하고 1통은 입회자가 필요한 조치를 취한 후 즉시 관리사무소장에 게 제출한다.

2.업무 인계시의 입회자는 다음과 같다.

1) 관리사무소장의 업무 인계시에는 감사 1인이상, 위탁관리 대표이사 대리인 1명, 자치 관리시 입주자대표회장

2) 과장의 업무 인계시에는 관리사무소장

3) 직원의 업무 인계시에는 담당과장 또는 관리사무소장

부 칙

제1조 (시행일) 이 규정은 2009 년 3 월 20 일부터 시행한다.

제2조(준용) 본 규정에 명시되지 않은 사항은 문서처리에 관한 통상관례에 따른다.

［별지 제 1호서식］

기 안 용 지

분류기호 문서번호

전화 : 585-9490

전 결 기 준

처리기한

결 재

담 당

관리소장

총무이사

대표회장

지 시

시행일자

보존연한

기안부서 기안책임자

수 신 참 조 경 유

발 신

통 제

제 목

◈◈◈ 아 래 ◈◈◈

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［별지 제 2호서식］

문 서 발 송 대 장
연 번	문 서 번 호	시행일자	수 신 처	제 목	발송일자	비 고

정든아파트관리사무소

［별지 제 3호서식］

간 행 물 관 리 대 장

연 번	발행번호	등록일자	발행기관	자 료 명	발행회차	비 고

정든아파트관리사무소

［별지 제 4호서식］

문 서 접 수 대 장
연 번	문 서 번 호	접수일자	발 송 처	제 목	접 수 인	비 고

정든아파트관리사무소

［별지 제 5호서식］

보존문서 기록 대장
보존문서기호	생산년도	보 존 기 간	문 서 명	수 량	폐 기 년 월 일	비 고

정든아파트관리사무소

［별지 제6호서식］

대 출 대 장
대 출 일	문 서 명	차 용 자			반 환		비 고 (연장·재대출)
		소 속	성 명	날 인	예정일	실 제

정든아파트관리사무소

［별지 제 7호서식］

인 감 관 리 대 장 인 장 명 : 인 장 번 호 :
인 영 : 년 월 일	규 격 : 소 재 : 용 도 :	보 관 책 임 자			비 고
		일 자	직 위	성 명
개 인 : 년 월 일
정든아파트관리사무소
인 감 관 리 대 장 인 장 명 : 인 장 번 호 :
인 영 : 년 월 일	규 격 : 소 재 : 용 도 :	보 관 책 임 자			비 고
		일 자	직 위	성 명
개 인 : 년 월 일

정든아파트관리사무소

［별지 제 8호서식］

직인 사용부
년 월 일			인 장 구 분	수 신 처	용 도	사 용 자	관 리 자	비 고

정든아파트관리사무소

［별지 제 10호서식］

집기비품대장

No	품 명	구입일자	구 입 처	수량	구입가격	비 고

정든아파트관리사무소

［별지 제9호서식］

도서관리대장
분류번호	도 서 명	발행년도	발 행 처	구입년월일	비 고

정든아파트관리사무소