감 사 요 령

 

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감 사 요 령

▲ 증빙자료 대조 : 날짜, 금액, 내용이 맞는지

▲ 예산과 지출액의 비교

▲ 항목별 감사요령

① 대차대조표

▶ 아파트의 자산, 부채항목만을 열거하여 아파트 입주민의 재산을 나타내는 보고서이다. 자산항목에서 부채항목을 차감하면 아파트의 순자산이 산출되는데 순자산이 크면 클수록 아파트의 재무구조가 양호하게 된다.

▶ 자산, 부채의 모든 과목이 해당 장부 결산기말 잔액과 맞는가 확인하고, 과목별 잔액명세서를 요구한다.

▶ 실제 잔액이나 실물 또는 예금통장 등과 금액이 맞는지 확인한다. 예를 들면 예금 장부 잔액이 통장금액과 일치하는지 확인한다.

▶ 퇴직급여 충당예치금 또는 특별수선 충당예치금 등이 특정 예금으로 별도 입금되어 있는지를 확인한다.

▶ 부채지부에 있는 선수금은 입주초 미리 선납한 관리비선수금 합계액을 나타낸다. 이는 잔액으로 통장에 항상 그대로 남아 있는 것이 아니고, 관리비의 현금 지출에 충당되는 것이기 때문에 유동적이다. 그러므로 어느 한 통장에 특정 예금으로 따로 나타나는 것은 아니다. 다만, 선수금액이 입주초 관리비 통장에는 나타나 있어야 하며 그 후 자금 흐름이 어떤지를 추적한다.

▶ '자산지부'의 미수금과 '부채지부'의 미지급금에 대한 명세와 그 원인을 증빙 등을 통하여 확인한다. 특히 미지급금 등은 물품대금중 부가가치세가 포함된 것인데, 그 증빙으로 세금계산서를 확인하고, 세금계산서 중 보고용은 세무서에 보고 하였는지 확인하는 것이 필요하다. 이 부분을 간혹 부실하게 자료처리를 하거나 금품수수 등 부정이 발생하기도 하기 때문이다. 손익계산서(P/L)에는 회계기간의 총수입과 총지출 금액합계가 과목별로 나타나 있어, 관리외수입인 잡수입 등이 당기순이익으로 나타나 있다.

② 손익계산서

▶ 아파트의 관리수익과 관리외수익 및 관리비용과 관리외비용을 나타내는 보고서이다.

▶ 총수익(관리수익+관리외수익)에서 총비용(관리비용+관리외비용)을 차감하면 당기순 이익이 표시되는데 이 당기순이익은 기말에 입주자대표회의의 의결을 거쳐 특별수선충당금으로 적립하게 된다.

▶ 관리비 수입의 월별 명세를 요구하고 월별 통장입금액을 확인한다.

▶ 일반관리비중 급료, 상여금 등의 월별 명세를 요구하고 급여대장 등 월별 금액과 일치하는지를 확인한다. 월별 급료대장 합계금액이 맞는지 점검하는 것도 필요하다. 드물지만 월별 합계금액을 100만단위 또는 10만단위 숫자 한 개를 바꾸어 놓고 부정하는 사례도 있기 때문이다.

▶ 각 과목의 내용중 큰 금액 해당액은 세금계산서 등을 제대로 받았는지 증빙서류를 확인하고 세금계산서중 보고용 1장은 세무서에 보고를 제대로 하였는지 확인한다.

▶ 난방비의 연료 입고와 소모품비 사용에 대한 월별 명세를 요구하고, 수불부와 대조하고 인근지역 아파트단지의 연료 단가와 월별 난방비 그리고 소모품 사용비를 비교하여 그 원인을 분석한다.

▶ 청소비, 소독비, 승강기유지비, 수선유지비 등의 월별 명세를 요구한다. 그리고 용역계약서상의 용역업자 인적사항 등을 파악하여 관리회사와의 관계 등을 알아보고 그 금액을 대조한다. 특히 부품값이나 소모품 추가비용은 계약서 내용과 제대로 청구하였는지 수선유지비 증빙과 연관하여 확인한다.

▶ 급탕비, 전기, 수도료 등은 계량기 검침대장을 점검하고 사용량 월별명세서와 금액을 영수증과 확인한다.

▶ 관리외수입으로 곤도라 월별 사용명세서와 연체료 수입명세 등을 확인한다. 특히 잡수입 내용을 자세히 검토한다.

 

 

<감사 실예>

(1) 입주자대표회의록을 검토한다.

입주자대표회의에서는 아파트의 중요한 수입과 지출에 대하여 결의하도록 되어있다. 예를 들면, 월별 관리비부과액, 직원의 급여, 관리소장이나 입주자대표들의 업무추진비, 청소용역등 외부 회사와의 각종 계약체결, 추석이나 설날 특별보너스, 공용부지 사용료와 곤도라 이용료 징수 등을 결의한다. 따라서 아파트 감사의 기본은 입주자대표회의록에서 결의된 내용과 실지로 수입, 지출된 내용이 동일한가를 검토하는 것이다.

▶ 입주자대표회의록에 기재된 관리비 부과액과 실지로 부과된 관리비 부과내역을 비교검토

▶ 관리소장과 직원의 급여대장을 징구하여 입주자대표회의에서 결의한 금액 이상으로 급여가 지급되었는지를 검토함

▶ 외부 용역회사와의 각종 계약서를 검토하여 입주자대표회의의 결의내용과 동일한지 검토함

▶ 업무추진비, 특별보너스 등 특별히 지출되는 비용은 반드시 입주자대표회의에서 결의된 내용인지를 확인하여야 함.

(2) 각종예금의 실재성을 확인함

각종 예금의 장부상 잔액이 실재로 통장에 들어있는지 확인하기 위해서는 감사기준일 현재로 예금잔액증명서를 은행으로부터 받아서 장부상의 예금잔액과 비교 검토하여야 한다. 또한 예금의 관리를 효율적으로 하기 위해서는 통장을 사용 목적별로 만드는 것이 좋다. 예를 들면, 관리비 징수목적의 통장, 주차비 징수목적의 통장, 곤도라 사용료 징수목적의 통장, 특별수선충당금 예치목적의 통장, 퇴직금예치 목적의 통장 등으로 구분한다.

(3) 모든 수입은 원칙적으로 은행에서 직접 납부하도록 함

현재 대부분의 아파트에서는 관리비를 입주자가 직접 은행에 납부하고 있지만, 공용부지 사용료나 곤도라 사용료 등은 관리소에서 직접 징수하는 경우도 있다. 주차비는 2대 이상 소유한 세대를 대상으로하여 징수하거나 또는 낮에 외부차량을 주차시키고 받는 경우를 말하고, 전출/전입 세대의 곤도라 사용의 대가로 받는 것이 곤도라 사용료입니다. 이 경우 가능하면 납부자가 은행에 직접 납부하도록 하는 것이 좋다. 관리소에서 부득이 직접 징수하여야 할 경우에는 영수증에 일련번호를 반드시 기재하도록 해야 수입의 누락을 막을 수가 있다. 예를 들면, 1-100번까지 일련번호가 기재된 영수증 한권을 찍어내어 일련번호에 따라 영수증을 발급하게 되면 나중에 발급된 영수증이 몇장인지 확인할 수 있을 것이다.

(4) 전기, 수도, 가스료 등은 영수증을 확인해야 함

관리비는 세대별 면적에 따라 부과하는 것과 실제 사용량에 따라 부과하는 것이 있다. 이중에서 전기료, 수도료, 가스료 등은 실제 사용량에 따라 부과하는데, 관리비부과내역서상의 사용량과 영수증을 비교확인하여 실제 사용량 이상으로 관리비를 부과하였는지 검토한다.

(5) 특별수선비에 대한 지출 증빙을 확인함

건물 외벽을 다시 도장하는 등 거액의 특별수선비가 지출될 경우에는 그 계약과정에 입주자대표가 같이 참여하는 것이 좋다. 또한 사후에 계약서상의 금액과 지출된 영수증과 회계장부가 일치하는지 확인을 해야 한다.

(6) 누적된 이익잉여금이 과다한 경우에는 입주자대표회의의 특별결의를 통하여 노인복지 등을 위해 일정액을 사용하는 것이 좋다.

(7) 관리비부과내역서상의 명칭과 회계장부상의 계정과목과 일치시켜야 함

▶ 관리비부과내역서상의 비용과목과 회계장부상의 계정과목을 일치시키는 것이 좋다.

(8) 회계장부상의 계정과목에 대하여 이해를 하여야 함

 

<감사의 쟁점사항>

(1) 입주자대표회장 및 관리소장 판공비(업무추진비)지급

- 소득세법상 판공비는 근로소득에 포함하여 과세하도록 규정(소득세법 제3조, 소득세법 시행령제38조)되어 지급시 원천징수하여야 한다.

- 업무추진비 명목으로 매월 지급시는 업무를 위하여 사용된 것이 분명한 영수증등을 첨부하여 정산하여야 한다.

(2) 국민연금전환금(퇴직전환금) 차감

- '93년 1월 1일 이후 '99년 3월 31일까지 국민연금갹출금 추가분(2%, 3%)을 입주민이 부담한 경우 관리실 직원의 퇴직금지급시 동액을 차감한 후 지급해야 한다.

- 국민연금갹출금 추가분을 관리실 직원이 부담한 경우 퇴직금 총액을 지급해야 한다.

(3) 관리실직원 및 입주민(동대표 포함)에게 경조사비 지급

- 관리규약 또는 관리규정상 경조사비를 관리비 또는 잡수입에서 지급하도록 명문규정이 있더라도 지급해서는 안된다.

(4) 건물 등 화재보험료 사무보조비(리베이트) 처리

- 건물등 화재보험 가입과 관련하여 사무보조비 수령시 잡수입으로 입금처리하여 회계 장부에 반영해야 한다

- 동대표 또는 관리사무소장의 개인통장에 입금시 공금유용문제 발생

(5) 단체퇴직보험 사무보조비(리베이트) 처리

- 단체퇴직보험 가입과 관련하여 사무보조비 수령시 잡수입으로 입금처리하여 회계장부에 반영해야 한다.

- 동대표 또는 관리소장의 개인통장에 입금시 공금유용 문제 발생

(6) 관리비 미수납시 연체료 및 연체요율 적용

- 연체료는 관리비 수납시 잡수입계정인 연체료수입으로 회계처리하여야 한다.

- 미수납연체료를 미수수익으로 계상하여 대차대조표상의 유동자산으로 분류하므로 가공자산 발생

(7) 사업소세 처리

- 지방세법상 목적세인 사업소세 중 종업원 할 사업소세는 위탁관리의 경우 관리실 직원에게 지급한 당해 월급여총액의 0.5%를 익월 10일까지 신고, 납부함

- 관리실 직원의 수가 50인 이하인 경우와 자치관리인 경우는 면제

- 지방세법 제245조의 2(용도구분에 의한 비과세)에 「대통령령으로 정하는 비영리사업자」에 추가 보완 요망됨

(8) 주택관리사협회비 등 관리비부과

- 주택관리사협회비 등 협회, 조합단체에 지출되는 업무관련비용은 관리비 중 일반관리비에 부과함이 타당함

(9) 증빙없는 지출

- 영수증, 세금계산서 등 각종 증빙근거자료를 첨부하지 않고 지출결의서 또는 출금전표상 내부결재를 득하여 지출되는 제반경비는 관리업무와 무관한 지출로 추정되어 공금유용성격을 지님.

(10) 원천징수 예수금의 관리비 부과

- 국민연금, 의료보험료, 고용보험료등 관리사무소직원의 급여지급시 원천징수 예수한 금액을 부당횡령하고 동액만큼 이중으로 관리비에 과다부과사례

(11) 벌금, 과태료 등을 관리비부과

- 법령에 의한 의무의 불이행 또는 금지, 제한등의 위반에 대한 제재로서 벌금, 과료, 과태료등을 귀책사유자의 부담이 아닌 관리비에 부과하는 사례

(12) 자산 임대료

- 아파트단지내 복지시설 또는 지하실 등을 임대차계약시 임대보증금과 임대료수입분에 대하여 부채와 잡수입으로 회계처리하여 장부에 반영

(13) 집행 후 관리비 미부과분

- 관리비 명목으로 집행한 후 관리비로 부과하지 않거나 동지불금액상당액을 잡수입계정 또는 이익잉여금계정과 상계시키는 회계처리사례

(14) 각종 용역계약서상 부가가치세 항목

- 각종 용역계약시 부가가치세 포함여부를 계약조항에 반드시 기재하고 세금계산서 징구요망(가산세문제)

 

<감사의 결산>

(1) 예산작성 및 사업계획서 작성(공동주택 회계처리지침 제3장)

- 관리주체는 매회계연도 개시 3개월전에 예산안을 작성하여 회계연도 개시 1월전까지 예산안을 입주자대표회의의 승인을 얻고 동 예산에 의하여 분기별로 사업시행계획서를 작성하여 입주자대표회의에 제출하여 입주자대표회의의 조정을 거치도록 규정되어 있음.

- 관리주체는 매 분기말일을 기준으로 예산액과 대비한 예산집행실적을 입주자대표회의에 보고하고 입주자대표회의는 동 보고서를 종합분석하여 그 결과를 매 분기마다 입주자에게 개별통지하도록 규정되어 있다.

(2) 결산보고

- 관리주체는 결산일로부터 1월 이내에 다음의 결산서류를 작성하여 입주자대표회의에 보고하고 관리사무소에 항상 비치하여 입주자 및 이해관계인이 열람할 수 있도록 해야 함.

1) 대차대조표

2) 손익계산서

3) 예산실적대비표

4) 충당금내역서

5) 각 계정 부속명세서

6) 공인회계사의 감사를 받은 경우 동 감사보고서

(3) 현금출납제도의 개선

(현황 및 문제점)

- 일부 관리사무소의 경우 현금출납부를 작성하지 않고 아무런 증빙없이 가불 등을 해 주는 등 현금관리가 철저하지 못함

(개선 방안)

- 현금출납부를 별도로 작성하여 매일매일의 현금시제를 마감하여 일일 결산하는 것이 요망됨

- 업무가불시 명의의 현금메모 등을 받아두고 사후에 정산하는 것이 필요

(4) 유형고정자산 관리

(현황 및 문제점)

- 일부 관리사무소의 경우 당기에 구입한 유형고정자산을 모두 제비용으로 처리하고 있음.

(개선 방안)

- 취득 고정자산중에서 장기간 반복사용이 가능하고 그 금액이 비교적 큰 자산은 반드시 장부에 기록하고 매년 감가상각을 하는 것이 필요함. 또한 기록되지 않는 부외자산의 경우도 부외자산 현황자료를 작성하여 실물관리를 강화하여야 함.

(5) 퇴직급여충당금 과소계상

(현황 및 문제점)

- 대부분이 관리사무소의 경우 부과시 급여, 상여, 제수당의 12분의1 상당액을 퇴직급여층당금으로 계상하고 있음. 따라서 퇴직직전의 급여가 아닌 매월의 급여지급액에 따라 퇴직급여충당금이 설정되므로 매기 계속하여 퇴직급여충당금이 과소 설정되고 있음.

(개선 방안)

- 매년 급여가 확정되면 퇴직금추계액을 계산하고 이에 따라 퇴직급여 충당금을 적립 할 것을 권고함

(6) 이익잉여금의 처분

(현황 및 문제점)

- 일부 관리사무소는 이월이익잉여금을 결산시 처분을 하지 않고 수시로 동대표회의의 승인을 받아 사용하고 있으므로 결산서상 차기이월이익잉여금과 차연도의 전기이월 잉여금이 불일치한 경우가 있음.

(개선 방안)

- 결산 확정을 위한 입주자대표회의에서 미처분이익잉여금에 대한 처분을 하고 이를 사용하여야 함.

(7) 잉여금 누적

(현황 및 문제점)

- 일부 관리사무소의 경우 누적된 잉여금 금액이 비교적 큰바, 이는 주로 관리외 수익(주로 예금이자 및 기타물품 사용료 수익)에서 발생함.

(개선 방안)

- 이익실현단체가 아닌 아파트관리사무소의 특성상 잉여금 금액의 누적은 바람직하지 않습니다. 따라서 관리외수익을 관리비부과액에 차감하여 잉여금의 누적을 억제하여야 할 것임. 실무적으로는 매 사업연도 종료월에 부과액에서 차감하는 것이 좋은 방법일 것임.

(8) 예금계좌 명의

(현황 및 문제점)

- 일부 관리사무소의 경우 일부 예금의 명의를 자치회장등 일부 개인의 명의로 되어 있는 경우가 있음.

(개선 방안)

- 거래 인감의 관리등 예금주의 명의가 사실과 다름으로 인한 문제가 발생 될 소지가 있음.

(9) 특별수선충당금의 적립

(현황 및 문제점)

- 공동주택관리령 제23조에 의하면 특별수선충당금은 장기수선계획에서 정하는 바에 의하되, 동 계획이 없는 경우 승강기 유지비, 난방비, 급탕비, 수선유지비 합계액의 100분의 3에서 100분의 20까지 적립가능하되 대체하여야 할 시설의 내구연한을 감안하여 관리규약에서 정하도록 규정하고 있음.

- 또한 공동주택의 사용검사후 1년이 경과한 날로부터 매월 적립하며 적립된 특별수선충당금은 입주자대표회의 명의로 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치하여 별도로 관리하여야 한다고 규정하고 있음.

(개선 방안)

- 대부분의 관리사무소의 경우 이러한 설정기준이 마련되어 있지 않으며 입주자대표회의에서 결정하고 있는 실정입니다. 이러한 절차상의 미비는 향후 문제를 야기할 수 있으므로 관리규약에서 설정기준을 규정하여야 할 것입니다. 또한 동 충당금의 예치시 예금의 명의가 입주자대표회의 명의가 아닌 경우가 일부 있음. 끝.